Vos données et Skava Desk

Qui nous sommes

Skava Desk est un service édité par [dénomination, forme juridique, SIREN, adresse]. Il permet aux agences de gestion immobilière de suivre les interventions techniques dans les logements qu'elles gèrent, et d'échanger avec les propriétaires, les locataires et les prestataires concernés.

Pour toute question sur vos données : [adresse email dédiée].

Deux situations, deux responsables

Si vous êtes propriétaire, locataire, occupant ou prestataire, vos données sont traitées par l'agence qui gère le logement ou qui vous a confié une mission. C'est elle qui décide de ce traitement : elle est le responsable de traitement. Skava Desk est son prestataire technique, un sous-traitant : nous hébergeons et traitons vos données pour son compte, selon ses instructions, et pour rien d'autre. Pour exercer vos droits, adressez-vous d'abord à votre agence ; son nom figure en tête de chaque message que vous recevez. Si vous nous écrivez directement, nous transmettons votre demande à l'agence et nous vous en informons.

Si vous êtes une agence cliente, ou une personne qui nous contacte pour le devenir, Skava Desk est responsable du traitement de vos données de compte, de facturation et de contact.

Quelles données, et pourquoi

Pour le compte de l'agence, nous traitons ce dont elle a besoin pour suivre une intervention :

• votre identité et vos coordonnées (nom, prénom, téléphone, email), et votre rôle dans le logement ou l'intervention ;
• l'adresse du logement concerné ;
• le contenu du dossier : la description du désordre, les messages échangés, les photos et documents transmis, les devis et leurs montants, les rendez-vous, les appels consignés par l'agence, les emails envoyés à l'adresse du dossier avec leur texte d'origine ;
• les données d'accès : les dates d'usage des liens que vous recevez, et des compteurs techniques qui limitent le nombre d'essais, sans conserver votre adresse IP ;
• pour les prestataires qui se connectent avec leur numéro : un identifiant de session.

Nous ne traitons aucune donnée dite sensible (santé, opinions, etc.), et le service n'est pas conçu pour en recevoir. Nous ne prenons aucune décision automatisée qui vous concerne.

Pour nos propres besoins, nous traitons les données de compte des utilisateurs des agences (email, mot de passe protégé, second facteur d'authentification s'il est activé), et une mesure d'usage anonyme du service : quels écrans sont ouverts, rattachés à l'agence et jamais à une personne.

Sur quelle base

Pour l'agence, le traitement est nécessaire à l'exécution de son mandat de gestion et de ses contrats avec les prestataires, et à son intérêt légitime à suivre les interventions dont elle a la charge. Pour Skava Desk, le traitement des comptes clients est nécessaire au contrat de service ; la mesure d'usage anonyme et les journaux de sécurité relèvent de notre intérêt légitime à faire fonctionner et protéger le service.

Qui y accède

Les personnes de votre agence autorisées à suivre le dossier. Les personnes à qui l'agence envoie un lien, et seulement pour ce que ce lien montre : un prestataire voit sa mission, pas le devis de son concurrent ni le dossier entier ; un propriétaire voit ce que l'agence lui soumet. Chaque lien est personnel, limité dans le temps, et l'agence peut le révoquer.

Les équipes de Skava Desk n'accèdent pas au contenu des dossiers. Si une agence nous demande de l'aide sur un dossier, c'est elle qui nous ouvre l'accès à ce dossier seul, pour 72 heures au plus, et chaque consultation est inscrite dans l'historique du dossier, visible de l'agence.

Où sont vos données, et qui nous aide à les traiter

Vos données et vos fichiers sont hébergés dans l'Union européenne (Francfort, Allemagne). Pour faire fonctionner le service, nous recourons à des prestataires, qui n'agissent que sur nos instructions et sous contrat : Supabase (base de données, fichiers et comptes, Union européenne), Vercel (hébergement du serveur), Resend (emails), Twilio (SMS, dès sa mise en service), Sentry (erreurs techniques, sans donnée personnelle), PostHog (mesure d'usage, sans donnée personnelle, Union européenne). Les transferts hors Union européenne, quand il y en a, sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Nous ne vendons ni ne cédons aucune donnée. Nous ne les transmettons à personne d'autre, sauf obligation légale.

Combien de temps

• un dossier clos, avec son historique et ses pièces : 5 ans après la clôture ;
• un contact sans aucun dossier depuis 3 ans, et qui n'occupe ni ne possède plus de logement géré : effacé, ou anonymisé s'il figure dans un historique ;
• le compte d'un utilisateur d'agence parti : tant que son nom figure dans un dossier en cours, sinon 1 an ;
• un email reçu que l'agence n'a rattaché à aucun dossier : 90 jours ;
• un brouillon de message commencé et jamais envoyé, visible de son auteur seul : 7 jours après sa dernière modification ;
• les compteurs techniques de limitation : quelques minutes ; les journaux techniques : 30 à 90 jours selon l'outil.

À la fin de son contrat, une agence récupère ses données ou nous les effaçons, y compris les sauvegardes à l'expiration de leur cycle.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, leur portabilité, et vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime. Adressez votre demande à votre agence, ou à nous si vous êtes client de Skava Desk. Nous répondons dans le mois.

Une précision honnête : l'historique d'un dossier est conçu pour ne pas être modifiable, parce qu'il sert de preuve à l'agence de ce qui a été fait et quand. Vos coordonnées sont corrigeables et effaçables ; une ligne d'historique ne se réécrit pas, mais un dossier entier peut être retiré, et votre nom peut être anonymisé dans l'historique.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (cnil.fr).

Cookies

Le service ne dépose que les cookies nécessaires à votre session : un cookie de connexion pour les utilisateurs d'agence, un cookie de session pour les prestataires connectés par leur numéro. Aucun cookie publicitaire, aucun cookie de mesure : la mesure d'usage se fait côté serveur, sans vous identifier. Il n'y a donc pas de bandeau à accepter.

Sécurité

Les échanges sont chiffrés. Les données sont cloisonnées agence par agence. Les liens que vous recevez sont personnels, limités dans le temps et révocables ; pour une action engageante, un code envoyé à vos coordonnées enregistrées est demandé en plus du lien. L'historique de chaque dossier est protégé contre toute modification, y compris par nous. En cas de violation de données présentant un risque pour vous, vous en serez informé, par votre agence ou par nous.

Mentions légales

Éditeur : [dénomination, forme, capital, SIREN, siège, email]. Directeur de la publication : [nom]. Hébergement : Vercel Inc. ; données hébergées par Supabase Inc., région Union européenne.